Menu
Shifter
Reportage (3): een simpele planningtool die de fruitsector geld oplevert
Personeelsplanning is misschien geen onderwerp om warm van te worden. Maar een efficiënte planning scheelt flink in de kosten, en dan wordt het een stuk interessanter. Shifter legt uit hoe u kunt besparen.
Fruitbedrijven die de komende tijd willen besparen, kijken waarschijnlijk vooral naar inkoop en het logistieke proces. Maar wie de boekhouding grondiger bekijkt, ziet dat personeelskosten de tweede grootste kostenpost vormen. Kan daar niet iets aan gedaan worden? Shifter: “Wij denken van wel! Onze inschatting is dat fruittelers wel 10% op deze kosten kunnen besparen, zonder aan productiviteit in te boeten.”
Het overzicht kwijt
Of het nu gaat om appels, peren, mango’s of avocado’s, het proces van telen, bewaren, sorteren en verhandelen is zo veelomvattend dat het moeilijk is om overzicht te bewaren in de personeelsplanning. Shifter: “Tijdens gesprekken met fruitteeltbedrijven kwamen we te weten dat veel bedrijven alles proberen te regelen in Excel. Een slecht idee, als u het aan ons vraagt. Want hoe bepaalt u met Excel hoeveel personeel u nodig heeft voor een shift en hoeveel uren er ingekocht moeten worden bij het uitzendbureau?”
Tijd- en geldverlies
Wanneer je nieuwe machines nodig hebt om het proces te verbeteren, dan is dat een relatief gemakkelijke keuze. Je ziet immers meteen de impact van je aankoop. Maar software om je personeelsplanning te verbeteren? Shifter zegt: “Dat is andere koek! Toch kunt u hier veel winst behalen. Denk maar aan dat geknoei steeds met Excel. Tegen de tijd dat de planning eindelijk rond is, heeft u al veel tijd verloren. Of u huurt speciaal iemand in om die planning voor u te regelen. In een fruitbedrijf kunt u dit geld wel beter besteden, om nog maar te zwijgen over de tijd die u hieraan verliest. Want snelheid is alles als u met verse producten werkt!”
Alles in één tool
Op gebied van efficiëntie geldt: hoe simpeler, hoe beter. Als je drie machines kunt vervangen door één die alle taken kan uitvoeren, dan is die keuze snel gemaakt. Dat geldt ook voor personeelsplanning. “Als u een programma gebruikt waarbij zowel u, uw werkkrachten en de uitzendbureaus in hetzelfde systeem werken, dan is dat gewoon veel efficiënter. Een tool die op basis van seizoenspieken en gewenste omzet aangeeft hoeveel mensen u voor een dienst nodig heeft én die beschikbare krachten gelijk in het rooster plant, dat is qua efficiëntie natuurlijk optimaal!”
Paprika op de barbecue
Shifter begrijpt de noden van de voedingsmiddelenindustrie als geen ander. “Seizoensgebondenheid is een belangrijke factor. Denk maar aan de paprika, een populaire groente op de barbecue. Bij een hittegolf gaan er dus vrachtwagens vol richting de supermarkt. De paprikateler moet hier niet te lang mee wachten, want dan is de hittegolf voorbij. Snel tot actie overgaan, dus!”
Dit brengt veel risico met zich mee. Shifter vervolgt: “Laat u uw medewerkers te veel overuren klokken, dan is de lading misschien niet langer winstgevend. En als u te gretig uitzendkrachten inschakelt, loopt u het risico dat u er te veel hebt. Ook verloren geld. Met slimme software kan u dit risico voor een groot deel vermijden, o.a. omdat u een goede forecast (voorspelling) heeft van het aantal nodige werkkrachten én omdat u in het systeem ziet wie de meest productieve werknemers zijn. Handig toch?”
De uitzendkracht die u wel wilt, maar niet hebt
En dan is daar het groeiende tekort aan goede werkers. Veel seizoenskrachten komen uit Roemenië of Polen en vinden onderweg in Duitsland al werk. Maar wij hebben ook flexwerkers nodig! Shifter: “Het gebruik van forecasting maakt u voorspelbaarder, wat een mate van zekerheid op werk creëert. Dit helpt om uitzendkrachten aan uw bedrijf te binden. Helemaal als u in een regio zit met veel fruitbedrijven en iedereen dus een gooi doet naar de beschikbare werkers.”
Shifter wil graag met fruitbedrijven in gesprek over de mogelijkheden van slimme personeelsplanning. “Omdat het allemaal vrij abstract klinkt, kunnen wij voor uw bedrijf een persoonlijke demo aanbieden. Helemaal gratis. Dan ziet u meteen hoe de software werkt en wat de voordelen voor uw specifieke situatie zijn.”
Interesse? U bereikt Shifter via het nummer +31-(0)20- 258 8966, of via hun website: www.shifter.nl/contact.
Reportage (2):
Personeelsplanning in Excel. Kan dat slimmer?
Werkt u ook nog met Excel voor uw personeelsplanning? Een aantal weken geleden stelden we u voor aan Shifter, een planningtool die gespecialiseerd is voor de voedselverwerkingsindustrie. U leest vandaag deel 2 van de reportage, met een aanbod speciaal voor de fruitteeltsector.
Steeds vaker hoort Shifter van bedrijven dat het een hele puzzel is om in Excel een goede personeelsplanning te maken. Het lijkt soms meer op een spelletje mens-erger-je-niet dan een productieve bedrijfsvoering. Volgens Shifter kan dat anders. En het is niet eens moeilijk.
Oprichter Gijs-Jan van het Kaar “Als je plotseling vijf extra mensen nodig hebt, dan heb je geen tijd of zin om uitzendkantoren te bellen. Je bent niet voor niets op zoek naar extra mensen”. En nadat deze mensen gevonden zijn, al dan niet via het uitzendbureau, moet ook nog duidelijk worden gemaakt wie waar moet zijn en wanneer. Gijs-Jan: “Én je wilt registreren hoeveel uren iedereen gewerkt heeft. Én je wilt achteraf iedereen correct betalen. In een Excelbestand ziet het er niet alleen onoverzichtelijk uit, ook heeft niet iedereen toegang tot de juiste gegevens. Dat zorgt naar onze ervaring voor nog minder overzicht en nog meer werk voor de leidinggevende.”
Andere wereld, zelfde problemen
Er bestaan verschillende mogelijkheden om dit probleem aan te pakken. Je kunt iemand permanent inzetten om de Excelplanning te regelen, maar dat kost veel geld. Een andere optie is investeren in software. Dat lijkt vaak duur en voor sommigen ook ingewikkeld. Toch kan de juiste software een enorme kostenbesparing opleveren.
“Dat zagen we bij Shifter als eerste in de festivalwereld. Daar heb je niet het hele jaar door hetzelfde aantal mensen nodig. Bovendien wil je goede werkers de volgende keer opnieuw in je team, ook al zitten daar soms een paar weken of maanden tussen. Omdat je geen tijd verspilt met het maken van een ingewikkelde planning in Excel en omdat je steeds het juiste aantal gemotiveerde werkkrachten op de vloer hebt, bespaar je met zo’n softwarepakket uiteindelijk heel wat geld. Het is dus een investering die je uiteindelijk meer oplevert.” Tijdens gesprekken met mensen in de fruit- en landbouwsector ging er bij Shifter een lichtje branden. “De planningproblemen daar leken erg op die in de festivalwereld!”
Planningdashboard. Afbeelding: Shifter
Snel schakelen
Gijs-Jan vervolgt: “Onze technologie kan heel wat. Op basis van historische gegevens wordt bepaald wanneer de seizoenspieken liggen en wanneer er meer arbeidskrachten nodig zijn. Als een teler dit jaar tijdens de oogst enkele toppers in het team heeft, dan geef je dat aan in het systeem en dan nodigen we die mensen in het volgende seizoen weer uit. Als een bedrijf op het laatste moment iemand nodig heeft omdat er bijvoorbeeld onverwachts extra geplukt of gesorteerd moet worden, dan kan dit worden aangegeven in het systeem. Alle uitzendkantoren waarmee we samenwerken kunnen dan direct en tegelijkertijd op zoek naar die extra werkkracht. Zo worden alle shifts – ook de onverwachte – zo snel mogelijk ingevuld en hoef je je niet te bekommeren om telefoontjes en uitbetalingen. Shifter regelt ook uurregistratie en maakt uiteraard prachtig overzichtelijke roosters.
Uitproberen? Doe mee met een pilot van Shifter
In de loop van de jaren heeft Shifter zich zoals gezegd ontwikkeld tot specialist voor de voedselverwerkingsindustrie. De fruitteeltsector is echter nog nieuw. “Omdat wij zagen dat ons product ook perfect voldoet aan de behoeften van de fruitsector, zijn wij op zoek naar bedrijven binnen het veld die met ons een proefproject willen starten. Samen gaan we op zoek naar een op maat gemaakte oplossing voor alle planningproblemen die eigen zijn aan uw bedrijf. Uiteraard tegen een sterke reductie.”
Heeft u interesse om extra voordelig gebruik te maken van de software van Shifter en vindt u het leuk om mee te werken aan dit pilotproject? Vul dan het formulier in op deze webpagina: https://www.shifter.nl/demo-aanvragen/. Shifter belt u dan op voor een afspraak. Wie weet wordt dit dé tijdbesparende innovatie voor uw bedrijf voor het aankomende fruitseizoen!
Reportage (1):
Shifter Personeelsdiensten. Een introductie.
Shifter personeelsdiensten ontstond acht jaar geleden als antwoord op de complexe personeelsplanning bij festivals. Meer bedrijven bleken hier tegenaan te lopen en het concept groeide uit tot een volwassen planningtool. Tegenwoordig richten zij zich vooral op de voedselverwerkingsindustrie. Vandaag het eerste deel van een nieuwe, driedelige reportage.
Shifter is een innovatieve softwareleverancier in Amsterdam met een team van inmiddels 10 mensen. Hun oorsprong ligt in de toenmalige personeelspuzzel bij festivals. Commercieel directeur Ralf Becks vertelt hoe het begon. “Mensen werden bij elkaar gebracht om te helpen, dat ging met excelsheets en telefonisch. Heel onhandig. Tegelijkertijd was Facebook in opkomst, het was makkelijk om met al je vrienden te communiceren maar nog niet met je personeel, uitzendkrachten of uitzendbureau”.
Hun oplossing van een online planningsplatform sloeg aan, niet alleen bij de festivals. “Onze volgende klanten waren RAI Amsterdam en Roompot Vakanties, organisaties met elk een paar duizend medewerkers die werkzaam zijn op verschillende locaties en meerdere uitzendbureaus die voor hen werven. Klanten met complexe planningen dus, wat goed op te lossen is met een online systeem.”
Er kwamen meer klanten bij, samen met hen ontwikkelde Shifter een compleet plannings- en tijdregistratieplatform. Ze specialiseerden zich vooral voor de voedselverwerkende industrie. Hoe kwam dat zo? “Kenmerkend voor deze industrie zijn de pieken en hoge mate van onvoorspelbaarheid. Bij voedsel heb je te maken met kwaliteitsverschillen, beperkte houdbaarheid en wisselingen in vraag en aanbod. Dit vraagt een flexibele personeelsinzet. Shifter sluit hier goed bij aan.”
Vijf redenen
De benodigde flexibiliteit als gevolg van onvoorspelbaarheid is dan ook een belangrijke reden om Shifter te gebruiken. “Het komt bijvoorbeeld voor dat een keurmeester bepaalt dat een product in een lagere kwaliteitsklasse valt, waardoor er ineens extra gesorteerd moet worden. Daar kun je niet mee wachten want het is een versproduct en de klant zit te wachten.“ Een andere reden is dat personeelskosten vaak de op één na hoogste kostenpost zijn. “Gek genoeg is dat nog een ondergeschoven kindje, men richt zich voor kostenbesparing vooral op inkoop. Volgens het CBS vormen personeelskosten binnen de industrie echter 35% van de operationele kosten. Vaak werkt men voor de planning nog met excel en urenbriefjes. Terwijl wij zien dat veel bedrijven hier tussen de 5-10% kosten kunnen besparen.”
Die besparing zit hem in minder administratieve handelingen en minder gemaakte fouten, beperking van overuren en minder inhuur van extra krachten, maar ook zorgen dat mensen productief zijn omdat ze doen wat ze goed kunnen en zorgen dat een bedrijf waardevolle krachten aan zich bindt door zoveel mogelijk rekening met hen te houden.
Becks noemt nog drie redenen. “Personeel is een belangrijk stuurmiddel. Het productiever maken van medewerkers zorgt ervoor dat je kwaliteit, tijdigheid en marges kunnen groeien. Verder is er zoals we weten een tekort in de uitzendmarkt, zeker wat betreft gekwalificeerd personeel. Uitzendbureaus kunnen ook met deze tool werken, wat de organisatie van personeel makkelijker maakt. Ten slotte is het belangrijk om goed personeel aan je te binden. Wij zien dat er een nieuwe generatie aankomt die meer inspraak wil hebben in wanneer en hoe lang ze werken. Dat kan ook voordelen voor een werkgever opleveren. Een medewerker wil misschien geen 8 maar wel 4 uur werken in het weekend. Een werkgever is tijdens een piekmoment allang blij met die 4 uur.”
Hoe werkt het?
Becks vertelt: “Op basis van beschikbare data maken we een logistieke voorspelling en vertalen dit naar een werkdrukvoorspelling. Die voorspelling wordt omgezet naar een rooster, waarbij onze filosofie is dat iedereen samen plant. Medewerkers, uitzendkrachten, managers en leidinggevenden, en planners en uitzendbureaus kunnen allemaal met Shifter werken.”
Vervolgens worden de roosters ingevuld. Diensten worden uitgezet naar het vaste personeel, waarna uitzendbureaus de overgebleven gaten opvullen en dit gebeurt allemaal in hetzelfde systeem. “Dan begint de werkdag. Hoe goed je ook voorspelt, er lopen altijd dingen anders. Je ziet precies wie er aan het werk zijn en waar je kunt schuiven. Medewerkers worden realtime via een app op de hoogte gehouden. Je kunt werkinstructies aanpassen en bijvoorbeeld iemand van de inpak naar de sortering sturen als er plotseling een partij binnenkomt.”
Aan het eind van de dag kunnen medewerkers worden beoordeeld over hun gedraaide dienst en of ze op tijd begonnen zijn. “Dit geeft een goed inzicht in wie je wel of juist niet vaker wilt inplannen. Via Shifter kunnen medewerkers ook in- en uitklokken. Verder is er een integratie met het verloningspakket zodat werktijden, overuren, toeslagen etc. automatisch meegenomen worden. Een voordeel is ook dat je ziet wie volgende week op vakantie is. En hoeveel overuren iemand al heeft gemaakt.”
Maar dan is het nog niet klaar. Op basis van de verzamelde informatie worden toekomstige planningen steeds verder verbeterd. “Je kunt er heel veel mee”, vertelt Becks. “Je ziet precies wat de bijdrage en productiviteit per medewerker is. Ook kun je er rekening mee houden om mensen op te leiden, bijvoorbeeld door een nieuwe medewerker bij geroutineerde krachten te plaatsen. Wij ondersteunen bedrijven om zoveel mogelijk met deze data te doen.“
Omvangrijke gegevensverzameling wordt ook wel ‘big data’ genoemd. Wat kan dit voor fruittelers betekenen? En wat betekent Shifter voor uitzendbureaus om het plannen van personeel makkelijker te maken? U leest het de komende maanden bij Fruitteeltonline.
Toelichting werken met Shifter:
De planning is rond, dat is de visie van Shifter. Een planning start namelijk op basis van inzichten vanuit het verleden en alle stappen leiden tot leerpunten en nieuwe inzichten om de nieuwe planningscyclus weer beter te maken.
Inzicht in de status van de planning van komende weken:
Stuur op gemaakte omzet per gewerkt uur of productieaantallen per gewerkt uur, voor iedere afdeling:
Het is mogelijk om het aantal en geplande uren te relateren aan financiële of logistieke doelstellingen. Omdat dit realtime wordt bijgehouden ziet iedereen die meedoet wat de impact is van een verandering in de planning. Bij het afsluiten van de dag is bijvoorbeeld te zien hoeveel omzet er is behaald per gepland uur. Als omzetdoelstellingen niet gehaald worden dan is een lagere bezetting wenselijk, bij hogere omzetten kunnen meer mensen worden ingezet.
Stuur automatisch bij op basis van logistieke gegevens:
Wanneer er gewerkt wordt met productielijnen, dan kan de capaciteit op de lijn gebruikt worden als indicator om personeel bij en af te schakelen. Er kan rekening gehouden worden met bepaalde trappen waarna er een medewerker bij gezet moet worden. Ook wordt er rekening gehouden met aanlooptijden om op te schalen.
Maak het rooster samen met medewerkers, uitzendkrachten, leidinggevenden,
planners en uitzendbureaus via portal of app:
Shifter biedt de unieke mogelijkheid om medewerkers, uitzendkrachten, leidinggevenden, planners en uitzendbureaus mee te laten werken in dezelfde planning. Iedereen heeft altijd de laatste status en kan zelf actie daarop ondernemen. Op deze manier is de flexibiliteit optimaal om bij en af te schakelen zonder fouten en met zo min mogelijk communicatie. Geen telefoontjes, emailtjes, briefjes of whatsappjes meer.
Rapportage via dashboard makkelijk aan te passen voor ieder proces, afdeling of rol:
Binnen de Shifterapplicatie kan een dashboard zo geconfigureerd worden dat het de belangrijkste gegevens voor úw proces realtime bijhoudt. Eventueel kan dit worden uitgebreid met gegevens die worden geïmporteerd (logistieke gegeven, het weer, etc.). Zo is de data voor handen op de plek waar er ook actie ondernomen kan worden.
